Présentation des centres d’affectation
A quoi servent les centres d’affectation ?
Les Centres d’affectation sont des entités de regroupement d’actifs et de coûts.
A chaque Centre seront affectés des véhicules, des conducteurs, des cartes de paiement/services et tous leurs coûts associés.
L’utilité est double :
- Analytique : l’analyse des coûts et du TCO pourra être faite automatiquement par Centre.
- Fonctionnelle : dans toute l’application, vous pourrez faire des sélections par Centre d’affectation pour vos tris et filtres.
Que trouve t-on dans un centre d’affectation ?
Il y a 4 sections dans la création d’un centre d’affectation que nous détaillerons dans les pages suivantes :
1. La création de l’ARBORESCENCE de votre ORGANISATION
2. L’AFFECTATION DES VEHICULES dans les Centres
3. L’AFFECTATION DES CONDUCTEURS dans les Centres
4. L’AFFECTATION DES CARTES dans les Centres
Créer et organiser des centres d’affectation
Organisez et créez autant de centres que vous souhaitez selon votre organisation interne.
Il existe deux types de Centre d’affectation :
- Un centre «analytique» de regroupement d’actifs
- Un centre «facturable» : il s’agit d’une entité juridique (ex société distincte) qui peut porter des factures. Il se distingue en renseignant le SIREN.
InfoLors de la saisie d’une facture, seuls les centres facturables sont sélectionnables
1. Placez votre curseur sur «Mes centres d’affectation» et cliquez sur NOUVEAU pour créer un centre. Cliquez encore sur NOUVEAU et vous créerez un sous-centre, etc.
Inutile d’enregistrer, l’action est automatiquement enregistrée.
2. Saisissez un nom pour ce centre et remplissez les coordonnées et informations.
3. Les mails renseignés dans ce champ recevront les alertes liées à ce Centre. Séparez les adresses par des ‘, ‘.
4. N’oubliez pas d’ENREGISTRER.
5. Lorsque vous SUPPRIMEZ un Centre qui contient des Sous-centres. Seul le Centre est supprimé ; les sous-centres demeurent et remontent d’un niveau hiérarchique (ex : un Sous-centre devient un Centre, etc).
= Centre contenant d’autres Sous-Centres
= Centre de dernier niveauInfoSi vous n’avez aucun centre, vous pouvez importer l’arborescence de vos groupes de géolocalisation ou de vos pools d’autopartage et la répartition de vos véhicules en cliquant sur le bouton IMPORTER
Vous pouvez déplacer un Centre dans un autre en cliquant sur le Centre à déplacer et en le glissant / déposant (drag & drop) dans le nouveau Centre.
Modifier les véhicules d’un centre d’affection
Ajouter un ou des véhicule(s) dans un centre
1. Sélectionnez le centre concerné (en surbrillance)
2. Dans la colonne de gauche (Tous véhicules) : cochez les cases des véhicules concernés et cliquez sur le bouton ‘AJOUTER’ ou cliquez sur les flèches bleues des véhicules concernés.
3. Les véhicules passeront de la colonne de gauche à la colonne de droite dans le centre concerné.
4. Inutile de valider ou d’enregistrer, l’action est immédiate.
Retirer un ou des véhicule(s) d’un centre
1. Sélectionnez le centre concerné (en surbrillance)
2. Dans la colonne de droite (centre concerné) : cochez les cases des véhicules concernés et cliquez sur le bouton ‘SUPPRIMER’ ou cliquez sur les croix rouges des véhicules concernés.
3. Les véhicules passeront de la colonne de droite à la colonne de gauche (Tous véhicules).
4. Inutile de valider ou d’enregistrer, l’action est immédiate.NB : Les véhicules ne sont pas réellement supprimés, ils sont basculés dans la liste générale des véhicules sans centre d’affectation.
Modifier les conducteurs d’un centre d’affection
Ajouter un ou des conducteur(s) dans un centre
1. Sélectionnez le centre concerné (en surbrillance)
2. Dans la colonne de gauche (Conducteurs restants) : cochez les cases des conducteurs concernés et cliquez sur le bouton ‘AJOUTER’ ou cliquez sur les flèches bleues des conducteurs concernés.
3. Les conducteurs passeront de la colonne de gauche à la colonne de droite dans le centre concerné.
4. Inutile de valider ou d’enregistrer, l’action est immédiate.
Retirer un ou des conducteur(s) d’un centre
1.Sélectionnez le centre concerné (en surbrillance)
2.Dans la colonne de droite (groupe concerné) : cochez les cases des conducteurs concernés et cliquez sur le bouton ‘SUPPRIMER’ ou cliquez sur les croix rouges des conducteurs concernés.
3.Les conducteurs passeront de la colonne de droite à la colonne de gauche (Conducteurs restants).
4.Inutile de valider ou d’enregistrer, l’action est immédiate.Les conducteurs ne sont pas «supprimés», ils sont basculés dans la liste générale des conducteurs qui apparaîtront dans un centre « Non affectés ».
Modifier les cartes de paiement ou de service d’un centre d’affection
Ajouter une ou des carte(s) dans un centre
1. Sélectionnez le centre concerné (en surbrillance)
2. Dans la colonne de gauche (Conducteurs restants) : cochez les cases des cartes concernées et cliquez sur le bouton ‘AJOUTER’ ou cliquez sur les flèches bleues des cartes concernées.
3. Les cartes passeront de la colonne de gauche à la colonne de droite dans le centre concerné.
4. Inutile de valider ou d’enregistrer, l’action est immédiate.
Retirer une ou des carte(s) d’un centre
1. Sélectionnez la carte concernée (en surbrillance)
2. Dans la colonne de droite (centre concerné) : cochez les cases des cartes concernées et cliquez sur le bouton ‘SUPPRIMER’ ou cliquez sur les croix rouges des cartes concernées.
3. Les cartes passeront de la colonne de droite à la colonne de gauche (Toutes cartes).
4. Inutile de valider ou d’enregistrer, l’action est immédiate.Les cartes ne sont pas «supprimées», elles sont basculées dans la liste générale des cartes sans centre d’affectation.