Créer la fiche d’un nouveau collaborateur
1. Cliquez sur NOUVEAU
2. Remplissez les 5 informations obligatoires : Nom, prénom, état (conducteur par défaut mais vous pouvez sélectionner Gestionnaire ou Superviseur), identifiant et adresse mail.
NOUS RECOMMANDONS L’USAGE DE L’ADRESSE MAIL COMME IDENTIFIANT.
A la création de sa fiche, le collaborateur recevra automatiquement un email l’invitant à créer son mot de passe.
Les autres informations sont utiles, voire indispensables, au bon fonctionnement des autres services et nous vous conseillons de les remplir soigneusement mais cela peut être fait ultérieurement.
2. Groupe de conducteurs (Analyse de Conduite) et Centre d’affectation (Gestion de Parc)
3. Jours féries : sélectionner le pays dans lequel travaille le collaborateur.
4. Adresse complète, date et lieu de naissance (ANTAI, infractions)
5. GSM : envoi de SMS et notifications via la plateforme.
6. Type de contrat (CDD, CDI…)
7. Date d’entrée et de sortie dans ‘organisation (désactivation des droits)
8. Matricule interne le cas échéant.
9. N’oubliez pas d’ENREGISTRER
Création d’un collaborateur sans accès à la plateforme
Le collaborateur sera néanmoins créé et figurera dans la liste des collaborateurs de l’organisation.
La fiche du collaborateur est modifiée :
1. Le curseur est positionné sur NON
2. Le champ « identifiant » est supprimé.
3. Le champ « email » n’est pas obligatoire »
4. N’oubliez pas d’ENREGISTRER
Autoriser ultérieurement un collaborateur à accéder à la plateforme
1. Positionnez le curseur sur OUI
2. Le champ « identifiant » apparaît et doit être rempli.
3. Le champ « email » est obligatoire »
N’oubliez pas d’ENREGISTRER
Deux actions sont immédiatement générées après l’enregistrement d’un nouveau collaborateur :
La fiche du conducteur est créée. Tous les onglets de sa fiche apparaissent et sont cliquables.
Nous vous invitons à saisir ou sélectionner toutes les informations nécessaires au bon fonctionnement de la plateforme.
Le collaborateur reçoit un mail l’invitant à se connecter et créer son mot de passe sécurisé.
Pour que le mail soit envoyé automatiquement, il faut préalablement avoir rédigé le mail-type.
Même sans mot de passe, le collaborateur peut se connecter sur la plateforme : saisir son identifiant et cliquer sur ‘mot de passe oublié’ pour créer son mot de passe
Dans le cas où le mail de création de compte n’a pas encore été personnalisé
1. Sur la fiche du conducteur : l’application vous propose de personnaliser ce mail qui sera envoyé au collaborateur.
2. Une fenêtre s’ouvre et vous pouvez personnaliser l’objet et le corps du mail.
3. Enregistrez et la confirmation de l’enregistrement s’affiche.
Le collaborateur reçoit le mail personnalisé l’invitant à se connecter et créer son mot de passe sécurisé.